آشنایی با اصول مدیریت حرفه ای پروژه PMP

آشنایی با اصول مدیریت حرفه ای پروژه PMP

چکیده

از آنجا که سازمان گسترش و نوسازی صنایع ایران اغلب فعالیت‌های خود را در قالب پروژه تعریف می‌نماید و اصولاً فرهنگ پروژه محور کردن فعالیت‌ها را برای بهتر مدیریت نمودن امور ترویج می‌نماید و علاوه بر این پروژه‌های بزرگی در کشور را مانند پالایشگاههای فاز 6 و 7 و 8 پارس جنوبی به سرانجام رسانده است و هم اکنون مسئولیت توسعه فازهای 17 و 18 پارس جنوبی را هم بعهده گرفته است لذا توسعه دانش مدیریت پروژه از ملزومات این مهم می‌باشد.

مفهوم علمی پروژه چیست؟

از آنجا که واژه پروژه project بصورت حرفه ای باید بطور معین تعریف گردد به دو تعریف استاندارد از پروژه می‌پردازیم:

1- براساس استاندارد Pmbok در نسخه 2004:

"پروژه تقبل و تعهد جهت تلاش و اقدام موقت برای ایجاد یک محصول یا خدمت یا نتیجه منحصربفردی می‌باشد."

2- تعریف پروژه براساس استاندارد سیستمی ISO 10006:

"مجموعه منحصر بفردی از همکاری و فعالیت‌های گروهی با نقطه شروع معین و نقطه پایان معین که بوسیله فرد یا سازمانی با اهداف مشخص در طی زمان و هزینه و عوامل عملکردی معین معرفی و پیگیری می‌شود."

مهارتهای عمومی و کلیدی برای مدیران پروژه:

در کنار یک پروژه معین علاوه بر تخصص‌های لازم، یک مدیر پروژه لازم است مهارتهای مدیریتی زیر را داشته باشد تا بتوان امیدوار بود که پروژه با موفقیت به انجام می رسد این مهارتهای کلیدی عبارتند از:

1- ارتباطات مؤثر: برای تبادل اطلاعات نیاز می‌باشد مدیر پروژه از ارتباطات مؤثر برخوردار باشد.

2- قدرت نفوذ سازمانی: مدیر پروژه باید از قابلیت لازم برای نفوذ سازمانی برخوردار باشد تا برنامه‌های پروژه را به پیش برد.

3- قدرت رهبری: توانایی ایجاد چشم‌انداز و استراتژی و ترغیب کارکنان برای رسیدن به اهداف پروژه

4- قدرت مذاکره و مدیریت بحران: توانایی مذاکره و مشاوره با دیگران و ایجاد توافق برای رسیدن به اهداف پروژه.

5- توانایی حل مسئله: مهارت شناسایی و تعریف مشکل، تعیین عوامل جایگزینی و تجزیه و تحلیل عوامل و تصمیم گیری جهت حل مسئله.

پیکره دانش مدیریت پروژه

شامل مجموعه‌ای از حوزه‌های دانشی ابزارها و تکنیک‌ها و همچنین از فرایندهای متوالی مدیریتی می‌باشد.

فرایندها و دانش لازم برای مدیریت پروژه:

دانش لازم برای مدیریت پروژه در 9 گروه مدیریتی و فرایندهای اجرای پروژه در 5 گروه فرایندی تقسیم شده اند.

در حوزه دانش مدیریت پروژه شناخت عوامل موثر بر پروژه و مدیریت آنها می تواند فرایندهای اجرای پروژه را بمنظور دستیابی به هدف یکپارچه (integrate)نماید.

ابزارها و تکنیک‌های دانش که 9 موضوع دانشی می‌باشند عبارتند از:

1- مدیریت یکپارچه سازی (Integration Management): فرآیندی است که جهت یکپارچه سازی و همکاری بین عوامل مختلف درگیر پروژه صورت می‌گیرد در این فرایند پروژه بعنوان یک فرایند یکپارچه از تقسیم وظایف و قدرت اعضاء تیم پروژه برنامه‌های اصلی و زیربرنامه‌ها و مدیریت و اجرای پروژه بر نظارت و کنترل پروژه و فاز رسمی خاتمه پروژه را دنبال می‌نماید.

2- مدیریت قلمرو پروژه (Scope Management): اجرای فرایندهای پروژه نیازمند مشخص بودن حوزه و قلمرو پروژه هستند و تعیین این موضوع که قلمرو برنامه ریزی و حدود آن و قلمرو ساختار اجرایی کار و قلمرو کنترل و ممیزی پروژه باید مشخص و مدیریت گردند.

3- مدیریت کیفیت (Quality Management): فعالیت‌هایی که تعیین می‌کند که چه اقداماتی را باید سازمان داد و بمنظور اینکه پروژه رضایت ذینفعان را براساس تعهدات کسب نماید و هم چنین نحوه ضمانت‌ها و کنترل‌های لازم را برای رسیدن به کیفیت مطلوب مدیریت نمود.

4- مدیریت زمان (Time Management): فرآیندها برای انجام کامل نیاز به صرف زمان دارند مدیریت زمان تعیین فعالیت‌ها و توالی آنها صرف منابع و تخمین زمان هر مرحله و تهیه جدول کنترل زمان‌بندی‌های پروژه می‌باشد که برای هر پروژه‌ای از اهمیت ویژه‌ای برخوردار می‌باشد و در کشور ما نقاط بحران پروژه ها قلمداد می‌گردند.

5- مدیریت هزینه (Cost Management): فرآیندهایی که پروژه را تا زمان تکمیل منطبق با بودجه مصوب مدیریت می‌نماید در این فرایندها مرتباً تخمین هزینه ها و بودجه مصوب کنترل می‌گردند و در صورت تنظیم صحیح بودجه با مدیریت هزینه می توان پروژه را به انجام رساند.

6- مدیریت منابع انسانی (Human Resource Management): فرآیندهایی که برای ساماندهی منابع انسانی لازم برای پروژه می باشد را شامل می باشد در این فرآیند برنامه‌ریزی، انتخاب اعضاء تیم، نگهداری و توسعه تیم پروژه توسط آموزش و تقسیم مسئولیت‌ها و تفویض اختیارات را شامل می گردد.

7- مدیریت ارتباطات (Communication Management): برای اجرای بموقع فرایندها نیاز به اطمینان از وجود اطلاعات کافی برای مدیریت پروژه می باشد در این فرایند برنامه‌ریزی ارتباطات و نحوه توزیع اطلاعات تهیه بموقع گزارشات عملکردی و ارسال آن به سهامداران و ذینفعان موردتوجه می باشد.

8- مدیریت ریسک (Risk Management): فرآیندی که لازمه اش شناسایی و تعیین نیازها و انتظارات سهامداران و ذینفعان با منابع بهینه می باشد در این فرایند ایجاد حساسیت در رسیدن به ارزشهای تعریف شده، تجزیه و تحلیل وظایف، اندیشه پردازها و تعیین پیچیدگی ها و انتخاب و تدیل داده ها به نتایج موردانتظار می باشد.

مدیریت ریسک شامل تعیین احتمالات و رخدادهایی که می‌تواند به طول یا هزینه یا کیفیت پروژه کمک یا به آن آسیب برساند در این رویکرد نکات مغایر و بعضاً ناسازگار در سناریوهای متفاوت موردتوجه قرار می‌گیرد فرایندهای این رویکرد برنامه‌ریزی، تعیین و تهیه تجزیه و تحلیل‌های کیفی و کمی و برنامه‌ریزی بمنظور واکنش نظارت و کنترل بر پروژه می‌باشد.

9- مدیریت خرید (تامین و آماد)(Procurement Management): این رویکرد بمنظور تدارک ملزومات و خدمات از خارج از پروژه برای انجام پروژه می‌باشد و همواره دو منظر دارد خریدار و فروشنده و در این فرایند دو فرایند تهیه و تامین و مدیریت قراردادها که شامل برنامه‌ریزی تملک و خرید، برنامه‌ریزی قراردادها، تنظیم درخواست‌های مناسب از فروشنده و انتخاب فروشندگان می‌باشد و مدیریت بر قراردادهای ناشی از آن می‌باشد.

همانگونه که می دانید هشت تکنیک و ابزار دانش به همراه تکنیک یکپارچه سازی 9 عامل دانش PMBok را تشکیل می دهد.